Fatores Críticos de Sucesso na implantação do Sistema Eletrônico de Informações em universidades federais

Abstract

O presente trabalho teve como objetivo geral identificar e analisar quais são os Fatores Críticos de Sucesso (FCS) na implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG) e na Universidade Federal de Viçosa (UFV). A pesquisa foi de natureza exploratória e descritiva, realizada a partir de uma análise qualitativa. A coleta de dados foi realizada a partir de análise documental e de oito entrevistas semiestruturadas realizadas com gestores e membros das Comissões de Implantação, analisadas por análise de conteúdo. Os fatores considerados foram aqueles citados com maior frequência na pesquisa bibliográfica sobre FCS em implantações de Sistemas de Informação (SI). Como resultados, foram identificados os fatores humanos, relativos à capacitação e conscientização dos usuários e à mudança da cultura organizacional como de maior importância (gerenciamento de mudanças organizacionais, estratégia de treinamento e comunicação com os usuários). Já os fatores relacionados ao gerenciamento dos projetos (habilidades do gerente, definição clara de objetivos e planejamento detalhado do projeto) se mostraram de menor relevância se comparados a implantações de outros tipos de sistema, como os ERPs. Três dos fatores analisados (seleção cuidadosa do software, adequado conhecimento dos sistemas legados e presença de consultoria externa) não foram identificados como Fatores Críticos de Sucesso nos casos em estudo. Este trabalho contribuiu para o entendimento dos Fatores Críticos de Sucesso em implantações de SI, em especial sistemas de processo eletrônico, no contexto das Universidades Públicas Federais. Também permitiu o desenvolvimento de recomendações às instituições pesquisadas e demais organizações públicas, a respeito dos processos de implantação de SI. Palavras-chave: Fatores Críticos de Sucesso. Sistema Eletrônico de Informações. Universidade. Implantação de Sistemas.

This study had as the main objective to identify and analyze the Critical Success Factors (CSF) in the implementation of the Electronic Information System (SEI) at the Federal University of Minas Gerais (UFMG) and the Federal University of Viçosa (UFV). The research was exploratory and descriptive, based on a qualitative analysis. Data collection was performed from documental analysis and eight semi-structured interviews conducted with managers and members of the Implementation Committees, analyzed by content analysis. The factors considered were those most frequently cited in the literature on FCS in Information Systems (IS) deployments. As a result, human factors related to training and awareness of users and change in organizational culture were identified as the most important (management of organizational changes, training strategy and communication with users). On the other hand, factors related to project management (manager skills, clear definition of objectives and detailed project planning) were less relevant when compared to implementations of other types of systems, such as ERP. Three of the factors analyzed (careful selection of software, adequate knowledge of legacy systems and presence of external consultants) were not identified as critical success factors in the cases under study. This work contributed to the understanding of the Critical Success Factors in IS implementations, especially electronic process systems, in the context of Federal Public Universities. It also allowed the development of recommendations to the researched institutions and other public organizations regarding IS implementation processes. Keywords: Critical Success Factors. Electronic Information System. University. Systems Deployment.