Diretrizes para o gerenciamento do processo de desenvolvimento de projetos de arquitetura, engenharia e construção de obras públicas: o Caso da Universidade Federal de Viçosa

Abstract

Por muito tempo, o setor público pareceu alheio às apreensões do mercado na busca por eficiência e qualidade no projeto e no produto edificação. Uma evidência é que grande parte das pesquisas desenvolvidas em gerenciamento de projetos na área de construção civil é voltada para o setor privado. Por outro lado, iniciativas do Governo Federal, preocupações com o desempenho do ambiente construído e a influência da opinião pública evidenciam a necessidade de adequar os padrões gerenciaisadministrativos ao cenário competitivo e exigente. O lançamento do REUNI (2007), que propôs a implementação de novas construções nas Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), em todo o território nacional, aumentou consideravelmente o volume de obras na UFV. O que evidenciou problemas gerenciais já existentes, confirmando a necessidade de se dar atenção a esse tema, em especial, dentro das IFES. Nesse sentido, esta pesquisa analisou a gestão do processo de projeto de arquitetura, engenharia e construção (AEC) na UFV, desde a acolhida de uma proposta, até a fase de abertura do processo licitatório. O objetivo foi propor diretrizes que norteiem esse processo, de acordo com a cultura organizacional e estratégias institucionais existentes. Os meios utilizados foram consulta bibliográfica, entrevistas não estruturadas com os envolvidos no desenvolvimento de projetos de AEC na instituição, análise de documentos, mapeamento dos processos e pesquisa de campo. A metodologia empregada na coleta e tratamento dos dados possui abordagem qualitativa, analisando aspectos implícitos no desenvolvimento do projeto e na interação entre os seus envolvidos. A partir da apreciação dos dados foi possível realizar uma leitura da estrutura organizacional vigente e um mapeamento do processo de projeto de AEC na Instituição. A estrutura estudada encontra-se em um momento de transição, e tem procurado uma melhor organização de funções e responsabilidades, controle e padronização dos documentos, além da busca de conhecimentos relacionados ao gerenciamento de projetos. Entretanto, é preciso realizar a operacionalização da estrutura ainda em transformação, que deve ser realizada por um órgão responsável por gerenciar todo o ciclo de vida do projeto. Propõe-se, portanto, a criação de uma unidade responsável por desenvolver e contratar projetos de arquitetura, engenharia e construção na Instituição. Essa precisa estar auxiliada por um setor que deve captar, transferir e armazenar informações, aliado à adoção de um sistema informatizado. Além disso, foram realizados fluxogramas das etapas de desenvolvimento do processo de projeto, sendo identificados e fornecidos os templates que devem ser produzidos a cada entrega do projeto. Conclui-se que a implantação dessas diretrizes deve ocorrer por meio de um planejamento que envolva mudanças na cultura organizacional, programação das etapas de implantação, além de treinamentos e capacitação dos envolvidos no processo. Espera-se que a Instituição seja receptiva às mudanças propostas e a implementação deve ser realizada de forma gradativa. Especialmente em Instituições públicas, faz-se necessário realizar um trabalho de preparação para essa implantação, sem o qual, os fluxogramas e templates propostos não farão parte de um processo coordenado, sendo apenas documentos sem proveito.

For a long time the public sector seemed to be alienated to the concerns of the market in search for efficiency and quality in the design and building product. So much so that a great share of the research on project management in the construction sector is concentrated on the private sector. On the other hand, Federal Government initiative, concerns about the built environment performance, and the influence of public opinion highlights the need for adapting management and administrative standards to the competitive and demanding scenarios. The launch of REUNI (2007) greatly increased the volume of works at UFV, by proposing the implementation of new constructions in Federal Institutions of College Education - IFES - throughout the national territory. It showed existing management problems, which confirms the need to give attention to this issue, in particular within the IFES. In this sense, this research examined the design process management of architecture, engineering and construction - AEC - at UFV from the acceptance of a proposal to the opening phase of the bidding process. The goal was to propose guidelines that lead this process according to the organizational culture and existing institutional strategies. The resources used were bibliographical research, non-structured interviews with those involved in the development of projects in the AEC institution, document analysis, process mapping analysis, and also field research. The methodology used in the data gathering and processing has a qualitative approach, analyzing implicit aspects in the project development and in the interaction among ones involved. From the assessment of the data it was possible to perform an interpretation of the current organizational structure and a mapping of the Institution s AEC design process. The structure studied is in a transition period, and has sought to better organize functions and responsibilities, control and standardization of documents, and also the knowledge related to project management. However, one must implement the operationalization of the transition structure, which should be performed by an agency responsible for managing the entire lifecycle of the project. Therefore, the creation of a unit responsible for hiring and developing architecture, engineering and construction projects in the institution is proposed. This unit needs to be aided by a sector that should capture, transfer, and store information, associated with the adoption of a computerized system. In addition, flowcharts of the development steps of the design process were made, and templates to be produced in each project delivery were identified and provided. It is concluded that the implementation of these guidelines should occur by means of a plan that involves changes in the organizational culture, in the programming stages of implementation, and in the training and qualification of those involved in the process. It is expected that the institution, especially if it is a public one, is receptive to the proposed changes and the implementation must be done gradually. Otherwise, flowcharts and templates offered will not be part of a coordinated process, but only documents to no avail.