Plano para estruturação de escritório de gestão por processos em IPES

Abstract

As Instituições Públicas de Ensino Superior (IPES) apresentam um sistema de gestão que deve atender tipicamente a demandas funcionais. Inserida nessa conjuntura, tem-se a área de Arquitetura, Engenharia e Construção (AEC). A essa área cabe desenvolver ou lidar com processos e projetos que se referem a assuntos de arquitetura e engenharia. Entretanto, na maioria dos casos as unidades responsáveis pelas atividades dessa área não têm conseguido operacionalizar/funcionar/estruturar adequadamente para atender requisitos de tempo, escopo e custos pré-definidos. Isso mostra a necessidade de esforços e que há oportunidades para melhorar o sistema de gestão das IPES, especificamente do setor de AEC.Sob essa perspectiva, o objetivo desse trabalho foi desenvolver um Plano para Estruturação de um Escritório de Processos de AEC, adequado a IPES, tendo como elementos norteadores a ação sistêmica e o alcance de melhores níveis de maturidade. Para isso, a metodologia utilizada consistiu em estudos e análises de situações existentes, identificados em diferentes bases, dentre as quais periódicos e acesso a bancos institucionais de trabalhos de origem acadêmica, como teses, dissertações e relatórios. A assimilação desse conjunto de conhecimentos e a compreensão da forma de atuar praticada pela área de AEC em algumas IPES permitiram realizar novas leituras para possíveis realinhamentos da área de AEC em termos de gestão de processos. Através desses estudos, o resultado deste trabalho foi amontagem deum plano para estruturação de escritórios de gestão por processos de AEC, aqui denominado Projeto Alfa. O Projeto Alfa fornece os passos necessários para fins de planejamento, implantação, monitoração e controle do Escritório Y Escritório de Gestão por Processos de AEC numa IPES. Além disso, foi realizada uma exemplificação de como um Escritório Y poderia funcionarnuma instituição de ensino, mostrando-se seus produtos e ferramentas. Do desenvolvido noxiv presente trabalho, concluiu-se que implantar um escritório da natureza do Escritório Y é uma tarefa que deve ser planejada desde a primeira reunião de decisão de sua implantação até os seus primeiros passos como escritório em atividade. Ainda que nas IPES hoje possa não ser uma tarefa simples e rápida, o fato positivo e promissor é que toda IPES é detentora de condições estruturais e ambientes favoráveis para a implantação de um Escritório Y, o qual dependerá de firme decisão da Alta Administração e ação determinada (competência institucional, planejamento e empenho) na configuração e condução do Projeto Alfa.

The Public Institutions of Higher Education (PIHE) have a management system that would typically meet functional demands. Inserted at this juncture, there is the area of Architecture, Engineering and Construction (AEC). However, in most cases the units responsible for the activities in this area have not been able to perform / function / structure adequately to meet time requirements, scope and pre-defined costs. This shows the necessity of work and that there are opportunities to improve the management system of the PIHE, specifically the AEC sector. From this perspective, the aim of this study was to develop a plan for Structuring an Office of AEC processes, suitable for the PIHE, having as guiding elements the systemic action and the reach of higher levels of maturity. For this, the used methodology consisted of studies and analyzes of situations identified in different bases, among which access to journals and databases of institutional works of academic origin, such as these, dissertations and reports. The assimilation of this body of knowledge and understanding of how to act practiced by the AEC in some PIHE allowed to perform new interpretations for possible realignments of AEC area in terms of process management. Through these studies, the outcome of this work was the assembly of a plan for structuring an office of process management AEC, here called Alfa Project. The Alpha Project provides the necessary steps for the purposes of planning, implementation, monitoring and control of the Y Office - Office of Business Process Management - AEC in one PIHE. Moreover, an exemplification was performed of how a Y Office could work at an educational institution, showing up their products and tools. From the development of the the present study, it was concluded that deploy an office of Office Y's nature is a task that must be planned from the first meeting of its deploying decisions to its first steps as an active office. Although that in the PIHE today it may not be a simple and quick task, the positive and promisingxvi facts is that all PIHE owns structural conditions and favorable environments for the deployment of a Y Office, which depend on firm decision of senior management and determined action (institutional competence, planning and commitment) in setting and driving of the Alfa Project.