Terceirização versus frota própria: uma análise da função transporte em uma instituição federal de ensino

Abstract

Em momentos de arrocho financeiro ou em situações de intensa atividade econômica, a literatura aponta que a função transporte sempre merece substancial atenção na análise de custos operacionais, tanto na esfera pública, quanto na área privada. Partindo desse princípio e com interesse em obter informações que levem à eficiente Gestão Pública, este trabalho buscou levantar os custos envolvidos no transporte em Instituições Federais de Ensino, as quais tem sua demanda composta preponderantemente pela necessidade de deslocamentos de pessoas e documentos. Buscando levantamento de dados que proporcionasse aos gestores de frotas as ferramentas necessárias para o bom planejamento na área, ousou-se comparar duas formas muito comuns de prestação deste serviço: utilização de frota própria versus transporte com frota terceirizada. Para identificar os principais custos envolvidos nas rotinas de transporte nas Instituições Federais de Ensino, realizou-se estudo de caso na Universidade Federal de São João Del Rei, localizada no Estado de Minas Gerais. Inicialmente, considerando as variáveis envolvidas, foram mensurados os custos com frota própria na Universidade para o exercício de 2014. Posteriormente, por meio de análises de contratos vigentes no mesmo ano, foram levantados os custos com transporte terceirizado. Confrontando os dois modelos foi possível apurar o ponto de equilíbrio entre os custos de utilização de frota própria e de frota terceirizada para três categorias distintas de veículos: automóveis, vans e ônibus. Os resultados apontam o modelo de gestão mais indicado conforme intensidade de utilização dos serviços. Verificou-se o grau de participação das variáveis e a tendência à existência de distintos cenários que testam as habilidades dos gestores de frotas na tomada de decisões. Portanto, este trabalho demonstra que, por meio de cuidadosa varredura sobre o assunto e mensuração dos custos operacionais é possível otimizar o uso de recursos evitando prejuízos financeiros à Administração Pública.

Both in times of financial crunch or intense economic activity, the literature indicates that transportation deserves substantial attention in operating costs analysis either in public and private sector. Based on this principle and with the interest in reaching information that lead to an efficient Public Management, this study aimed to raise the costs involved in Federal Institutions of Education in the field of transportation which have their mainly demand made by the need of moving people and documents from place to place. Looking for survey data that could lead car fleet managers to the necessary tools for good planning in this field, two very common ways of providing this service were considered to comparison: the use of personal car fleet versus outsourced transportation fleet. In order to identify the major costs involved in Federal Institutions of Education transportation routines, it was carried out a case study at the Federal University of São João del Rei, located in the state of Minas Gerais/Brazil. Firstly, considering the variables involved, the costs spent by the University on its own car fleet in the year of 2014 were measured. Then, assuming the existing contracts in the same year, the costs with outsourced transportation were calculated. Comparing the two models was possible to determine the balance between the costs of using the personal car fleet and outsourced fleet for three categories of vehicles: cars, vans and buses. The results indicate the most appropriate management model considered the services intensity of use. Besides, it were verified the variables leverage and the trend to different scenarios existence that could test the car fleet managers skills in decision-making. Therefore, this work demonstrates that per careful scan on the field of this study and operating costs measurement is possible to optimize resources using by avoiding financial losses to the Public Administration.