Gestão de acervos documentais em instituições universitárias e o acesso à informação: o caso do arquivo do Serviço de Registro de Diplomas e Certificados da Universidade Federal de Viçosa (1934-2020)

Abstract

Os arquivos universitários têm como missão preservar a herança documental da instituição. Documentos estes que são criados no desenvolver de suas atividades, mas que são também testemunho, memória da instituição e fonte de pesquisas. Apesar da importância dos arquivos, pouco se fez até hoje pela a organização e preservação dos arquivos universitários. Assim, nosso objetivo com esta dissertação foi identificar e discutir o(s) motivo(s) da ausência de uma política de gestão de documentos arquivísticos na UFV, refletindo, assim, sobre sua importância para uma instituição universitária. Como metodologia para o seu desenvolvimento, adotamos o estudo de caso. No primeiro momento, realizamos pesquisas bibliográficas e, em seguida, análises documentais e observações, in loco, dos documentos presentes no acervo documental do SRDC. Visitamos outros sete acervos da UFV, além do SRDC, a fim de verificar os fatores de riscos ou de degradação, assim como as condições construtivas destes locais. Pesquisamos também algumas questões legais relacionadas à gestão documental, à Lei de Arquivos e à Lei de Acesso à Informação. Solicitamos à UFV, através do Fala.BR, informações pertinentes ao trabalho. Além disso, realizamos visitas ao site da Instituição e do RES. As informações obtidas foram confrontadas com o que está previsto na Lei de Arquivos e na LAI. Apesar da criação da Lei de Arquivos ser tardia em relação à criação das IFES, mais de 30 anos já se passaram desde a sua criação e pouco se fez em relação às suas diretrizes. O mesmo se pode dizer em relação a outros instrumentos legais, como o CCD e a TTD de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das IFES. Concluímos que a UFV, assim como é o caso de 90% das IFES, não possui um programa implantado para subsidiar a gestão dos documentos arquivísticos. O que verificamos foram ações isoladas de determinados professores e/ou servidores, que buscam, dentro de suas possibilidades, preservar e conservar os documentos da instituição. A ausência de políticas e práticas de gestão de documentos em órgãos públicos dificultam ou até mesmo impossibilitam o acesso à informação. A implementação de uma política de gestão de documentos em uma IFES deve considerar para além da causa do risco da perda dos documentos e refletir sobre as consequências do desconhecimento desse patrimônio, cujas implicações transcendem as fronteiras institucionais.Palavras-chave: Acervos documentais. UFV. Acesso à informação.

The university archives have as mission to preserve the documentary heritage of the institution. These documents are created in the development of their activities, but which are also testimony, memory of the institution and source of research. Despite the importance of the archives, little has been done to date by the organization and preservation of university archives. Thus, our objective with this dissertation was to identify and discuss the reason(s) of the absence of a policy of management of archival documents in the UFV, thus reflecting on its importance for a university institution. As a methodology for its development, we adopted the case study. At first, we conducted bibliographic research and then documentary analyses and observations, on site, of the documents present in the documentary collection of the SRDC. We visited seven other UFV collections, in addition to the SRDC, in order to verify the risk or degradation factors, as well as the constructive conditions of these sites. We also researched some legal issues related to document management, the File Law and the Access to Information Act. We ask the UFV, through Fala.BR, information pertinent to the work. In addition, we make visits to the institution's website and the RES. The information obtained was confronted with what is provided for in the File Law and the LAI. Although the creation of the Law of Archives is late in relation to the creation of IFES, more than 30 years have passed since its creation and little has been done in relation to its guidelines. The same can be said for other legal instruments, such as the CCD and the TTD of Archive Documents relating to the end-activities of IFES. We conclude that UFV, as is the case with 90% of IFES, does not have a program implemented to support the management of archival documents. What we verified were isolated actions of certain teachers and/or servants, who seek, within their possibilities, to preserve and preserve the institution's documents. The absence of document management policies and practices in public agencies hinders or even makes it impossible to access information. The implementation of a document management policy in an IFES should consider beyond the cause of the risk of the loss of documents and reflect on the consequences of ignorance of this patrimony, whose implications transcend institutional boundaries. Keywords: Documentary collections. UFV. Access to information.